Electronic Data Interchange (EDI)

Informazioni dettagliate sul supporto delle transazioni EDI nel software ERP Deacom

Che cos’è EDI

EDI è un processo che prevede l’utilizzo di comunicazioni elettroniche per l’esecuzione di transazioni fra due organizzazioni, denominate “partner commerciali”. Per molti produttori e distributori, EDI non è più una scelta, ma un requisito indispensabile per gestire le interazioni commerciali con i clienti. L’adozione di questo metodo di gestione del business offre numerosi vantaggi, tra cui costi operativi inferiori, efficienza superiore, una maggiore visibilità della supply chain e una precisione più elevata.

Cosa sono gli standard EDI?

Negli Stati Uniti le aziende applicano da sempre gli standard ANSI (ANSI ASC X12_) per il formato del documento EDI. Al di fuori degli Stati Uniti, viene utilizzato lo standard internazionale Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport (EDIFACT). DEACOM ERP fornisce una configurazione personalizzabile che permette alle aziende di adattare il supporto di EDI ai due standard principali.

Cosa sono le VAN?

Una rete a valore aggiunto (VAN, Value Added Network) è l’intermediario che consente lo scambio dei dati fra i partner commerciali. Le VAN aiutano i partner commerciali a semplificare lo sviluppo dei file EDI, fornendo conversioni aggiuntive dai formati dei partner commerciali a quelli che possono essere letti dai relativi sistemi interni. Alcuni partner commerciali sono in grado di ricevere direttamente i file inviati, ma la maggior parte di essi ha bisogno di una VAN per semplificare la transazione, per motivi di configurazione e sicurezza.

Transazioni EDI con il software ERP Deacom

DEACOM fornisce un insieme di strumenti altamente flessibili e configurabili, che permettono alle aziende di massimizzare il valore dell’implementazione delle transazioni EDI. Di seguito è riportato un elenco di alcune configurazioni, insieme al relativo identificatore comune, specificando se ricevono (in entrata) o inviano (in uscita) dati al sistema ERP:

TransazioneID comuneIn entrata/In uscita
Fattura810In uscita
Ordine d’acquisto850In entrata
Accettazione ordini d’acquisto855In uscita
Avviso di spedizione anticipata856In uscita
Avviso di spedizione da magazzino945In entrata
Riconoscimento funzionale997In entrata/In uscita

Le transazioni in entrata vengono mappate tramite il flessibile strumento di progettazione EDI all’interno del software. Le transazioni in uscita vengono configurate impostando trigger in DEACOM. La natura stessa della funzionalità di trigger consente di supportare qualunque funzionalità EDI in uscita.

Strutture di formattazione dei documenti

I file di dati possono essere formattati in molti modi diversi, in base al settore, al partner commerciale e alla VAN. DEACOM supporta varie strutture di formattazione, tra cui:

  • Foglio di lavoro di Microsoft Excel
  • XML
  • CSV
  • Lunghezza fissa
  • Campi delimitati (virgola, simbolo di pipe, tabulazione, spazio o altro)

Metodi di comunicazione

Le transazioni EDI possono essere completate utilizzando numerosi metodi o protocolli di comunicazione diversi. DEACOM supporta i seguenti protocolli per la comunicazione tramite VAN o direttamente al partner commerciale:

  • FTP (File Transfer Protocol)
  • SFTP (Secure File Transfer Protocol)

Scelta della VAN

Il software DEACOM ERP può essere utilizzato con qualunque VAN. Tuttavia, poiché abbiamo stabilito una partnership con SPS Commerce, il team Deacom ha configurato molte istanze con SPS Commerce e le aziende possono sfruttare questa profonda integrazione per semplificare i propri processi di mappatura.

Implementazione di EDI in DEACOM

Per implementare EDI in DEACOM, lo sviluppatore non deve eseguire le mappature, ma semplicemente conoscere il funzionamento dello strumento di configurazione. Solitamente il processo si articola in due passaggi:

  1. Configurazione della mappatura. La configurazione di una transazione EDI è basata sul formato dati fornito da un partner commerciale o da una VAN. In genere il partner commerciale o la VAN fornisce un file di esempio da utilizzare durante la configurazione iniziale.
  2. Test della transazione. La fase di test consiste nello scambio di transazioni fra gli ambienti di test dei partner commerciali. Dopo la conferma della comunicazione, è possibile eseguire il push della configurazione all’ambiente di produzione e utilizzarla attivamente.

Formazione sulla mappatura EDI in DEACOM

DEACOM offre le seguenti risorse di formazione sul processo di mappatura:

  • Formazione durante l’implementazione: durante la fase di implementazione il team Deacom insegna ai principali membri del team come configurare e testare le transazioni EDI.
  • Documentazione di supporto: la Guida in linea di DEACOM contiene moltissimi documenti ed esempi dedicati alla mappatura.
  • Consulenza: il team Deacom è a disposizione per completare le transazioni o aiutare il team del cliente con le operazioni di configurazione necessarie.

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